Formatting Content

Formatting Content

5.1. Format Teks

Mengatur Format tampilan Karakter. Gunakan salah satu cara sebagai berikut:

• · Pilih atau sorot karakter/teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai keinginan anda.
• · Tempatkan titik sisip spasi pada posisi awal pengetikan teks, atur formatnya, kemudian ketik teks yang andsa inginkan. Dengan cara ini semua teks yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang anda pilih.

5.2. Format paragraphs

Paragraph adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragrapf mungkin berupa judul laporan, bagian dasri suatu daftar, baris koosong diantara dua paragraph, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran.

Untuk mengatur format tampilan paragraph dengan menggunakan salah satu cara berikut ini:

1. Pilih paragraph yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan anda. Jika ada beberapa paragraph yang akan andas format tampilannya dengan format yang sama, pilih atau sorotlah paragraph-paragraf tersebut, tetapi jika hanya satu paragraph yang akan diformat, anda cukup menempatkan titik sisip di dalam paragraph yang akan diformat tersebut.
2. Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraph, atur format tampilannya, kemudian ketik paragraph yang anda inginkan. Dengan cara ini semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format tampilan yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali.

Apply and format columns

Sebelum memformat dokumen ke dalam bentuk kolom, anda harus menentukan bagian mana dari dokumen yang akan diformat dan dimana anda harus menempatkan titik sisip. Untuk itu anda dapat memilih salah satu cara berikut ini:

• · Jika dokumen hanya mempunyai satu bagian saja dan anda ingin memformat pada seluruh dokumen, anda tempatkan titik di sembarang tempat didalam dokumen tersebut.
• · Jika dokumen terbagi kedalam beberapa bagian dan anda ingin memformat hanya satu bagian saja, tempatkan titik sisip di bagian yang ingin anda format.
• · Jika dokumen hanya mempunyai satu bagian saja dan anda tidak ingin seluruh dokumen diformat, tempatkan titik sisip di tempat pengetikan kolom akan dimulai dan sisipkan tanda pemisah bagian terlebih dahulu.
• · Jika anda ingin memformat pada beberapa bagian dari dokumen yang sudah ada dan anda belum membagi dokumen tersebut kedalam beberapa bagian, pilih (sorot) teks yang anda akan format.

Untuk memformat dokumen kedalam bentuk kolom, ikuti langkah berikut ini:

1. Tempatkan titik sisip ditempat yang anda inginkan sesuai kebutuhan anda.
2. Pilih dan klik menu Format, Columns.

Gambar kotak pilihan Columns

1. Pilih dan klik bentuk format pengetikan kolom yang akan anda buat.

• · One, untuk mengembalikan ke pengetikan dokumen satu kolom
• · Two, untuk pengetikan dua kolom denganlebar sama.
• · Three, untuk pengetikan tiga kolom dengan lebar sama.
• · Left, untuk pengetikan dua kolom dengan kolom yang kiri lebih kecil dari lebar kolom yang kanan.
• · Right, untuk pengetikan dua kolom dengan lebar kolom yang kanan lebih kecil dari lebar kolom yang kiri.
• · Width, untuk menentukan lebar dari kolom.
• · Spacing, untuk menentukan jarak dengan kolom berikutnya.
• · This Point Forward, daerah pengetikan kolom berlaku mulai dari posisi titik sisip sampai akhir dokumen.
• · Whole Document, daerah pengetikan kolom berlaku untuk seluruh dokumen.

1. jika diperlukan anda dapat menentukan jumlah kolom yang anda inginkan melalui kotak dengan pilihan Number of columns. Meskipun bisa sampai dengan 12 kolom, tetapi anda harus ingat lebar dari kertas yang anda pakai apabila dokumen tersebut dicetak. Semakin banyak jumlah kolom yang anda inginkan semakin kecil pula lebar dari masing-masing kolom.
2. jika anda menginginkan lebar dari setiap kolom adalah sama, beri tanda atau klik cek Equal column width. Hilangkanlah tanda pemilihannya, anda ingin menentukan sendiri lebar dari masing-masing kolom pada kotak width and spacing.

1. beri tanda atau klik kotak cek Line Between, untuk memberikan garis batas antar kolom.
2. pada tombol daftar pilihan Apply to, lakukan pemilihan berikut ini:

1. Klik OK.

Insert and modify content in headers and footers

Untuk menempatkan footnote atau endnote pada dokumen, ikuti langkah berikut ini:

1. Tempatkan titik sisip ditempat anda akan menyisipkan tanda footnote atau endnote. Sebagai contoh tempatkan titik sisip pada posisi di belakang teks yang ada di paragraf.

2. Pilih dan klik menu Insert lalu Reference, Footnote. Kotak dialog footnote and endnote akan ditampilkan.

Gambar. Kotak dialog footnote and endnote

3. Pada bagian Location, pilih dan klik tombol pilihan berikut ini:

6 Footnote, jika anda ingin menyisipkan catatan kaki, Pada tombol daftar pilihan disebelah kanannya tentukan lokasi penempatan footnote.

6 Endnote, jika anda ingin menyisipkan catatan akhir. Pada tombol daftar pilihan disebelah kanannya tentukan lokasi penempatan endnote.

4. Pada bagian Format, lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini:

6 Number format, digunakan untuk memilih bentuk format tampilan penomoran footnote atau endnote.

6 Custom mark, jika anda ingin tanda penomoran diganti dengan penempatan simbol tertentu. Untuk memilih bentuk simbol, klik tombol perintah Symbol. Kotak dialog Symbol akan ditampilkan.

Gambar. Kotak dialog symbol

5. Pada kotak dialog symbol, lakukan pemilihan simbol sesuai dengan keinginan anda dan klik OK.

3. Start at, digunakan untuk menentukan angka awal penomoran pada footnote dan endnote.

4. Numbering, digunakan untuk menentukan apakah penomoran akan meningkat secara terus menerus pada seluruh halaman dokumen, atau meningkat hanya pada section dan halaman tertentu saja sehingga ketika pindah section atau halaman penomoran dilakukan dari awal lagi.

Ü Continuous, digunakan agar nomor terus bersambung dari awal hingga akhir dokumen.

Ü Restart Each Section, digunakan agar nomor kembali dari awal jika memulai section baru.

Ü Restart Each Page, digunakan agar nomor kembali dari awal jika memulai halaman baru

6. Pada bagian Apply changes, tentukan apakah pengaturan footnote dan endnote berlaku pada seluruh dokumen atau hanya pada bagian tertentu saja.

7. Klik tombol perintah Insert. Dengan langkah ini titik sisip akan dibawa ke daerah pengetikan footnote atau endnote yang ada di margin bawah.

8. Pada daerah pengetikan anda dapat mengetikkan isi footnote atau endnote sesuai dengan keinginan.

Anda dapat melihat kembali isi footnote atau endnote yang telah anda buat dengan salah satu cara berikut:

Jika anda hanya membuat footnote saja, anda dapat melihat kembali isi footnote dengan cara memilih dan mengklik menu View lalu Footnotes. Jika anda sedang bekerja dengan tampilan Normal (normal view) perintah ini akan membuka jendela footnote yang ada di bawah jendela kerja utama, sedangkan jika anda bekerja dengan tampilan print layout perintah ini akan membawa titik sisip pada daerah pengetikan footnote.

Apabila pada dokumen anda menempatkan footnote dan juga endnote, maka jika anda memilih dan mengklik menu View lalu Footnotes. Kotak dialog yang menawarkan pilihan apakah anda akan membuka footnote ataukan endnote akan ditampilkan terlebih dahulu.

Cara lain yang lebih mudah yaitu dengan mengklik dua kali pada tanda, simbol atau angka dari footnote atau endnote yang akan anda lihat isinya. Untuk kembali ke tanda, simbol atau angka tersebut dalam dokumen, klik dua kali pada tanda simbol atau angka yang ada pada area footnote atau endnote.

Untuk melihat isi footnote dengan tanpa bermaksud menyuntingnya, cukup dengan cara mengarahkan penunjuk mouse pada tanda, simbol atau angka footnote yang ada pada dokumen.

Untuk menemukan footnote atau endnote tertentu, anda dapat mengikuti langkah berikut:

1. Pilih dan klik menu Edit lalu Go to (Ctrl+G) atau tekan tombol F5. Kotak dialog Find and Replace – Tab Go To ditampilkan.

Gambar kotak dialog Find and replace – Tab Go To

2. Pada kotak daftar pilihan Go to what, pilih dan klik Footnote atau Endnote.

3. Pada kotak isian Enter footnote/Endnote number, masukkan nomor footnote atau endnote yang akan anda cari.

4. Klik tombol perintah Go To untuk mulai melakukan pencarian footnote atau endnote.

a. Menghapus, menyalin serta memindahkan Footnote dan Endnote

Anda dapat memilih atau menyorot tanda, simbol atau angka dari footnote atau endnote yang akan anda hapus, kemudian tekan tombol Delete atau Backspace pada keyboard.

Jika anda akan menghapus semua footnote atau endnote, ikuti langkah berikut:

1. Pilih dan klik menu Edit lalu Replace atau (Ctrl+H). Kotak dialog Find and Replace – Tab Replace akan ditampilkan.

2. Klik tombol perintah Move, untuk menampilkan pilihan pengaturan lainnya.

3. Klik tombol perintah Special, kemudian pilih dan klik Footnote Mark atau Endnote Mark.

4. Kosongkan isi kotak isian Replace with kemudian klik tombol perintah Replace All.

5. Setelah selesai klik tombol Close.

Untuk memindahkan atau menyalin suatu catatan ke tempat lain, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih atau sorot tanda yang akan anda salin atau pindahkan.

2. Untuk memindahkannya geser tanda yang anda pilih ke tempat baru. Sedangkan untuk menyalinnya geser tanda sambil menekan Ctrl.

5. 4. Insert and modify content in headers and footers

Header dan footer adalah teks yang akan turut tercetak disetiap halaman dalam dokumen yang sedang anda buat. Header akan ditempatkan pada bagian atas dokumen, sedangkan footer akan ditempatkan dibagian bawah dokumen. Header dan footer selain dapat memperlihatkan nomor halaman, juga berguna untuk menampilkan judul bab, nama penulis, tanggal, nama file dan informasi lain yang anda ingin tampilkan. Untuk memasang atau menyunting header dan footer, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih dan klik menu View, Header and Footer. Dengan langkah ini Word 2003 akan menampilkan daerah penyuntingan header pada halaman yang sedang aktif. Teks dokumen akan berubah menjadi redup dan juga akan ditampilkan baris toolbar Header dan Footer.

Gambar Menampilkan kotak Header dan Footer

2. Bila Anda ingin pindah dari daerah penyuntingan header ke daerah penyuntingan footer atau sebaliknya, klik tombol toolbar Switch Betwen Header an Footer yang ada pada baris toolbar Header and Footer.

3. Sunting atau ketikkan isi header dan isi footer yang anda inginkan, serta bila perlu aturlah format tampilannya seperti anda memformat teks pada dokumen biasa.

4. Klik tombol Close yang ada di baris toolbar Header and Footer untuk kembali ke dokumen.

5.5. Modify Document Layout and Page Setup

Mengubah ukuran kertas dan orientasi pencetakan ikuti langkah berikut:

1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.

Gambar Kotak Page Setup

1. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.
2. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan anda.
3. Pada kotak Orientasi, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.
4. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

• This Point Forward, daerah pengetikan kolom berlaku mulai dari posisi titik sisip sampai akhir dokumen, dengan pemilihan ini word akan menyisipkan tanda pemisah
• Whole Document, daerah pengetikan kolom berlaku untuk seluruh dokumen
• This Section, bila pengaturan ingin berlaku hanya pada bagian tempat titik sisip berada.

Collaborating

6.1. Insert, View and edit comments

Komentar (comment) adalah tempat yang cocok untuk menyimpan pertanyaan dan catatan untuk anda sendiri atau orang lain yang ikut melakukan review terhadap dokumen. Komentar ini akan ditampilkan jika anda mengarahkan penunjuk mouse ke bagian dokumen yang diberi komentar. Untuk menyisipkan sebuah komentar atau catatan pada suatu bagian dokumen, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih teks atau bagian dokumen yang akan anda beri komentar atau tempatkan titik sisip pada teks tersebut.

2. Pilih dan klik menu Insert lalu Comment untuk menyisipkan tanda komentar dan menampilkan kotak komentar.

3. Ketik komentar yang anda inginkan pada kotak komentar yang tersedia.

Jika disisipkan komentar, secara otomatis baris toolbar Reviewing ditampilkan. Baris toolbar Reviewing dapat juga ditampilkan atau disembunyikan dengan cara memilih View lalu Toolbars kemudian Reviewing. Bagian ini bermanfaat agar perubahan, komentar dan catatan yang dilakukan oleh pemakai lain mudah tertelusuri.

Menggunakan tombol toolbar Reviewing:

§ Final Showing Markup (perintah Display for Review) digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan komentar/catatan yang sudah ditempatkan.

§ Show digunakan untuk mengatur apa saja yang ingin ditampilkan guna memudahkan penelusuran perubahan.

§ Previous digunakan untuk mencari mundur semua komentar atau catatan.

§ Next digunakan untuk mencari maju semua komentar atau catatan.

§ Delete Comment digunakan untuk menghapus komentar atau catatan.

§ Next Comment digunakan untuk menempatkan komentar atau catatan baru.

§ Highlight digunakan untuk memberikan warna latar belakang teks.

§ Reviewing Pane digunakan untuk menampilkan jendela komentar atau catatan

6.2. Mengatur Margin

Margin merupakan jarak antara tepi antara daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Pengturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin ikuti langkah berikut:

1. Pilih dan klik menu File, Page Setup.

2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.

Gambar Kotak Page Setup

3. Tentukan jarak dan batas margin yang anda inginkan.

Top, untuk menentukan batas margin atas.

Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.

Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.

Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.

4. Gutter, akan memberikan jarak tambahan pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap. Jarak ini biasa dipakai untuk daerah penjilidan jika anda memilih kotak cek Mirror Margin.

5. Countinuos pada posisi titik sisip dan pengaturan yang anda pilih akan berlaku mulai bagian ini.

6. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk percetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk percetakan dengan posisi tertidur.

Formatting and Managing Documents

7.1. Create new Document using templates

1. Pilih dan klik menu File lalu New. Jendela Task Pane – New Document di sebelah kanan ditampilkan.

Gambar Jendela Task Pane pada New Document

1. Pada bagian templates yang ada di Task Pane, pilih dan klik On my computer, kotak dialog templates ditampilkan. Pada kotak Create New, beri tanda atau klik tombol pilihan Template.
2. Pilih dan klik ikon template yang akan anda jadikan dasar pembuatan template baru.
3. Klik Ok. Dengan langkah ini dokumen template dengan nama default template1 ditampilkan memakai template yang anda pilih.
4. Masukkan teks yang ingin anda tampilkan pada setiap dokumen yang menggunakan template baru ini. Dan elemen lain yang ingin anda masukkan termasuk format untuk teks. Jika perlu anda juga dapat memberikan style.
5. Pilih dan klik menu File, Save atau klik tombol toolbar Save pada baris toolbar standard. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.
6. Pada kotak isian File name, ketik nama file template yang anda inginkan. Ketikkan nama template yang berbeda dengan nama-nama file template yang sudah ada.
7. Klik tombol Save untuk menyimpan template yan baru tersebut.

7.2. Organize documents using file folder

Untuk mengelola file gunakan kotak dialog open:

1. Pada jendela word, pilih dan klik menu File, Open (Ctrl+O).

Gambar Kotak dialog Open

2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive atau folder yang anda inginkan.

3. Dengan menggunakan tombol mouse sebelah kanan, klik nama file yang anda inginkan. Menu shortcut dari file dokumen akan ditampilkan.

4. Pada menu shortcut tersebut, pilih dan klik salah satu perintah dibawah ini:

Open, digunakan untuk membuka file dokumen yang anda pilih. Selain menggunakan perintah Open, anda juga dapat membuka file dokumen yang anda inginkan dengan cara mengklik dua kali file tersebut.

Print, digunakan untuk mencetak file dokumen yang anda pilih ke printer.

7.3. Print documents, envelopes and labels

Setelah anda selesai membuat dokumen berupa surat, anda dapat dengan mudah mencetak alamat yang dituju dan alamat pengirimnya pada amplop atau kertas stiker label.

Mencetak amplop :

1. Buka atau aktifkan surat yang akan anda cetak amplopnya.
2. Pilih dan klik menu Tools, pilih Letters and Mailings kemudian klik envelopes and Labels.

Gambar Kotak Envelopes dan Labels

1. Pada kotak dialog tersebut, klik tab envelopes untuk melakukan pengaturan pencetakan pada amplop.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Envelopes untuk melakukan pengaturan pencetakan pada amplop.
3. Pada kotak isian Delivery address, ketikkan alamat yang dituju. Apabila anda membuat surat dengan menggunakan Letter Wizard yang dilengkapi alamat yang dituju, biasanya kotak isian ini otomatis akan terisi.
4. Kotak isian Return address, diisi dengan alamat pengirim. Apabila anda membuat surat dengan menggunakan Letter Wizard yang dilengkapi alamat pengirim, biasanya kotak isian ini otomatis akan terisi.
5. Klik tab Envelope Options untuk mengatur ukuran amplop, jenis huruf untuk alamat pengirim serta mengatur posisinya pada amplop.

• Tombol daftar pilihan Envelope size, digunakan untuk memilih ukuran amplop.
• Tombol perintah Font pada kotak Delivery address, digunakan untuk memilih jenis huruf, ukuran huruf, gaya tampilan huruf, warna huruf dan efek khusus lainnya dari teks alamat yang dituju. Bila perlu pada kotak isian From left dan From top, atur letak penempatan teksnya pada amplop.
• Tombol perintah Font pada kotak Return address, digunakan untuk memilih jenis huruf, ukuran, gaya tampilan huruf, warna huruf dan efek khusus lainnya dari teks alamat pengirim. Bila perlu pada kotak isian From left dan From top, atur letak penempatan teksnya pada amplop.

1. Klik tab Printing Option untuk mengatur cara penempatan amplop yang akan dicetak pada printer.
2. Klik OK, untuk kembali ke kotak dialog Envelops and Labels.
3. Apabila anda bermaksud menempatkan rancangan amplop surat pada dokumen surat yang anda akan kirimkan, klik tombol perintah Add to Document.
4. Klik tombol perintah Print untuk mulai melakukan proses pencetakan amplop.

Share this with short URL: Get Short URL

Share this